プライバシーポリシー（案）

本書は公開準備中の案です。［要確定］の事項と実際の運用を確認してから正式版とします。現在のサイトは開発・検証用であり、実在する方の個人情報を入力しないでください。

制定・施行日：［要確定］

1．事業者と基本方針

［要確定：運営者の正式名称。以下「当社」といいます。］は、Badenheimおよび当社が運営する宿泊施設の宿泊サービス、公式ウェブサイトにおいて取り扱う個人情報について、個人情報保護法その他の関係法令に従い、適切に取り扱います。

本書の「当社が運営する宿泊施設」とは、同一の運営事業者が運営する施設をいいます。同じブランドや同じ代表者であっても、別法人との情報共有を当然に含むものではありません。

2．取得する情報

当社は、予約、宿泊、問い合わせ、ウェブサイトの利用等に際し、目的に必要な範囲で次の情報を取得します。

• 氏名、住所、電話番号、メールアドレス
• 宿泊日程、人数、客室・プラン、予約経路、予約・取消・利用履歴
• 決済状況、請求・返金に関する情報
• 問い合わせ内容、宿泊に関するご要望
• 法令に基づき宿泊者名簿に記載する情報
• アクセス日時、IPアドレス、端末・ブラウザ情報等、システムの利用・安全管理に必要な情報

要配慮個人情報を取得する場合は、法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。健康状態等の情報は、宿泊対応に必要な範囲に限定します。

オンライン決済におけるカード番号およびセキュリティコードは決済サービス提供者が取り扱い、当社の予約システムには保存しません。現在の検証版ではカード情報の入力は不要です。

3．利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。

1. 予約の受付・確認・変更・取消、宿泊サービスの提供
2. 宿泊に関する連絡、問い合わせ、忘れ物等への対応
3. 料金の請求、決済、返金、会計処理
4. 宿泊者名簿の作成・保存その他の法令上の義務の履行
5. 不正利用の防止、安全管理、障害の調査・対応
6. 当社が運営する宿泊施設を横断した利用傾向の分析、需要予測、料金・宿泊プランの設計、販売施策の評価、施設運営およびサービスの改善
7. 宿泊予約、顧客対応、売上・在庫管理、需要予測その他の宿泊業務に関連するシステムの企画・開発、機能検証、精度評価および改善

一つの施設で得られた分析結果を、当社が運営する他の宿泊施設の運営・改善に活用する場合があります。

広告・キャンペーン等の案内メールを配信する場合は、別途希望された方を対象とし、配信停止の方法を案内します。

4．分析・システム開発での取扱い

分析・開発に際しては、目的に応じ、氏名・連絡先等の削除、分析用識別子への置換、集計等を行い、取り扱う個人情報を必要な範囲に限定します。通常の分析には、ご要望等の自由記述や健康に関する情報を含めません。

分析用識別子への置換やハッシュ化を行った場合でも、本人との照合が可能であるなど、個人情報に該当する情報は引き続き個人情報として管理します。対応表や鍵等は分析用データと分けて管理します。

開発・検証には、可能な限りテストデータや集計情報を使用します。個人単位のデータが必要な分析・検証は、当社の上記利用目的の達成に必要な範囲に限定します。

特定の個人を識別できず、個人との対応関係を持たない統計情報は、当社の各宿泊施設における経営判断、調査研究および宿泊業務に関連するシステムの企画・改善に利用します。

5．第三者提供・業務委託

当社は、個人データを外部に販売せず、第三者が自らの広告・営業活動に利用する目的で提供しません。本人の同意がある場合、法令に基づく場合その他法令で認められる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

予約システムの運用、決済、メール配信、会計処理、データの加工・集計・分析、需要予測モデルの構築、システム開発等について、利用目的の達成に必要な範囲で外部事業者に委託する場合があります。

委託先を適切に選定し、契約等により目的外利用の禁止、安全管理、再委託の条件、業務終了時の返却・削除等を定め、必要な監督を行います。当社のために行う委託業務を超えて、委託先が自らの営業活動、他社向けサービスまたは汎用モデルの学習等に個人データを利用することは認めません。

外国の事業者等に個人情報を取り扱わせる場合は、契約・取扱形態に応じ、法令で必要とされる情報提供、同意取得その他の措置を行います。

利用するサービス、取扱国、提供情報および適用する措置：［要確定：決済・ホスティング・データベース・メール配信・分析開発委託先］

6．閲覧者・安全管理

個人情報を取り扱う者を、担当業務に必要な範囲に限定します。

• 予約・宿泊対応担当者：対応に必要な予約者情報
• 会計担当者：請求・決済・返金等に必要な情報
• 経営・分析担当者：原則として集計情報。必要な場合は権限を付与した分析用データ
• システム保守・開発・分析の委託先：契約した業務に必要な範囲の情報

責任者の設置、取扱者への教育、アクセス権限の管理、操作記録の管理、端末・媒体の管理、委託先の監督等により、漏えい、紛失、不正アクセス等の防止に取り組みます。漏えい等が発生した場合は、法令に従い、必要な報告・本人への通知等を行います。

［公開前確認：本項の権限分離・管理措置は運用方針です。現在の検証システムで全て実装済みであることを示すものではありません。正式掲載前に実際の運用と一致させます。］

7．保存期間

個人情報は、利用目的に必要な期間および法令で定められた期間保存し、不要になった情報は削除または個人との対応関係を持たない統計情報に集計します。

以下のうち「案」は、正式掲載前に確定する運用上の保存期間です。

紛争、未精算、不正利用の調査等が継続している場合は、その対応に必要な範囲・期間で保存することがあります。法定保存対象の記録が残ることを理由に、不要な連絡先や分析用データを一律に保存し続けることはしません。

8．開示・訂正・利用停止・削除等の請求

本人または正当な代理人は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示等を、法令に基づき請求できます。

第10項の窓口へ、氏名、連絡先、請求内容、予約番号または宿泊日等の分かる範囲の情報をご連絡ください。請求内容に応じて本人または代理人であることを必要な範囲で確認し、調査のうえ、遅滞なく対応します。本人確認資料が必要な場合は、安全な提出方法を個別に案内します。

開示は、法令に従い、本人が希望する電磁的記録等の方法で行います。法令上の保存義務がある場合など、請求の全部または一部に対応できないときは、その旨と理由を説明します。

受付方法：［要確定：メール・郵送等］

手数料：［要確定：原則無料を提案］

9．Cookie・外部サービス

予約手続、言語設定、不正利用防止等のためにCookie等を使用する場合があります。

外部の決済サービスや地図サービス等を利用する際は、その提供者がIPアドレス・端末情報等を取得する場合があります。利用するサービス、送信される情報、送信先および利用目的を確認し、必要な案内を行います。

［公開前確認：Google Mapsの地図埋め込みを使用しています。Stripeの本番決済、ホスティング・メール配信・アクセス解析等の採用サービスと実際の送信情報を確定し、本項に追記します。］

10．事業者・問い合わせ窓口

• 運営者：［要確定：法人の正式名称または個人事業主の氏名］
• 運営者所在地：［要確定］
• 代表者：［要確定：法人の場合の代表者氏名］
• 施設名：Badenheim（バーデンハイム）
• 施設所在地：長崎県長崎市馬町54番地
• 個人情報の取扱い・苦情・開示等の受付メール：［要確定］
• 受付電話番号・受付時間：［要確定］
• 郵送先：［要確定］

11．変更

法令やサービス内容の変更等に応じて本ポリシーを改定し、改定内容と施行日を当ウェブサイトで公表します。本人の同意が必要となる変更については、法令に従い同意を取得します。

12．セルフチェックイン・旅券確認・防犯録画

セルフチェックインの運用開始後、予約の呼出、宿泊者名簿の正確な記載、本人確認および不正利用防止のため、チェックイン用PINの検証情報、受付端末、受付日時、確認方法・結果等を取り扱います。PINは玄関・客室の鍵とは別に管理します。

日本国内に住所を持たない外国人宿泊者について、国籍・旅券番号を記録し、スタッフが旅券の提示を受けて写しを保管します。写しは宿泊者名簿とともに管理し、今回の予約システムには写しの保管先を記録します。旅券画像をこのサイトへアップロードする機能は提供していません。

受付時の本人確認状況を防犯カメラで録画し、本人確認、防犯および事故・不正利用等への対応に用います。旅券の写し、録画画像、PIN・鍵の認証情報は通常の経営分析・開発用データに含めません。録画・旅券写しの閲覧は必要な担当者に限定します。

［運用開始前に確定：カメラ設置場所、録画の保存期間・上書き設定、録画の管理責任者と閲覧者、旅券写しの保管場所と廃棄手順。カメラの設置・録画確認、スタッフ連絡先と対応体制の設定を終えてからセルフ受付を開始します。］